Tillsammans med en arbetsgrupp från verksamheten har Mia Peterson på kommunikationsavdelningen definierat behoven. Utöver de interna kraven på funktionalitet har det också varit viktigt att det nya verktyget skulle leva upp till dagens lagkrav, särskilt då GDPR och tillgänglighet. SLU har även tagit del av erfarenheter från andra universitet.
De verktyg som ger stöd för gällande lagkrav identifierade, och rangordnades sen utifrån hur väl de uppfyllde övriga behov.
– Många av redaktörerna har uttryckt hur viktigt det är med ett verktyg som känns enkelt och bra att använda. Så jag bad helt enkelt en grupp redaktörer testa verktygen utifrån det. Deras betyg vägde tungt vid beslutet att välja Ungapped.
Det återstår att få många detaljer på plats innan verktyget är klart att användas. Själva bytet är planerat till mitten av november.
– Nu håller vi på att planera in två utbildningstillfällen under vecka 45. Jag hoppas att det nya verktyget ska upplevas enkelt att använda och att alla som ska använda det snabbt ska komma in i rutinerna men nu är vi alla nybörjare och behöver en grundlig dragning av de som kan. Utbildningen spelas också in så att man kan gå tillbaka och kolla.
SLU har en väl utarbetad och omfångsrik varumärkesmanual. Den anger hur SLU ska se ut med färger, typsnitt, grafiska element och mycket annat. Självklart ska detta genomsyra även utseendet på nyhetsbreven och de nya mallarna som tas fram.
Ungapped har andra funktioner än bara vara ett verktyg för att producera nyhetsbrev.
– Att man ska kunna se statistik är ju en självklarhet. Man kan även göra enkäter och undersökningar. Ja, det finns många finesser men nu börjar vi med nyhetsbreven, säger Mia.
