Fakturaadress och -hantering

Den 1 april 2019 blev det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Med elektroniska fakturor avses i denna lag fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. En PDF-faktura är inte en sådan faktura (inte heller en pappersfaktura som skickas till SLU och sedan skannas in).

Hur detta påverkar leverantörer till SLU

Lagen:

1. innebär att leverantörer ska fakturera SLU:s inköp med elektronisk faktura. 
   
   
2. gäller inte retroaktivt. Om leverantören har tecknat ett avtal med SLU innan 1 april 2019 och det där inte fanns krav på e-faktura kan leverantören fortsätta att skicka fakturor på samma sätt som tidigare, vid fakturering som avser det enskilda avtalet.
   
   
3. omfattar enbart fakturering av inköp (köp av varor och tjänster) och inte fakturering av annat. SLU vill dock ta emot e-faktura i så stor utsträckning som möjligt och ser helst att organisationer skickar e-faktura till oss oavsett vad fakturan gäller.

Skicka e-faktura till SLU

SLU vill ha e-faktura* via Peppolnätverket. SLU:s Peppol-ID är 0007:2021002817.

Leverantörer som inte har möjlighet att skicka via Peppol kan skicka e-faktura i formatet Svefaktura 1.0 till SLU via andra kanaler, alternativt använda vår leverantörsportal för manuell registrering. Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information.

* E-fakturastandard PEPPOL BIS Billing ver 3 eller Svefaktura 1.0.

Information till leverantörer som inte skickar e-faktura idag

Om leverantören inte har ett affärssystem:

Leverantörer utan affärssystem kan använda Visma Proceedos leverantörsportal för att skicka e-faktura till oss. Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information

Om leverantören har ett affärssystem:

Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystem/ekonomisystem. Leverantören kan fråga sin systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare.

Fördelar med elektronisk faktura

Elektroniska fakturor är både billigare, snabbare och säkrare än pappers- och PDF-fakturor.

E-fakturor kräver inget porto och fakturorna kommer fram till kunden inom några minuter. Vid scanning och "tolkning" av pappers- och PDF-fakturor händer det att det scanningsbolaget anger fel värden, t.ex. fel fakturanummer, belopp eller valuta, vilket kan leda till felaktiga utbetalningar. Detta kan aldrig ske med en e-faktura eftersom kundens elektroniska fakturahanteringssystem själv läser av vad det är för värden i fakturan.

Mer information om obligatorisk e-faktura

Mer information om obligatorisk faktura till offentlig sektor finns på Myndigheten för digital förvaltnings (DIGG:s) webbsida Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor. 

Lagen i sin helhet finns att läsa här: Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling 

SLU ska faktureras med e-faktura

SLU vill ta emot e-fakturor via PEPPOL

Vi vill i första hand ta emot PEPPOL-fakturor via PEPPOL-nätverket. SLU tar emot PEPPOL BIS Billing 3. Vi kan även ta emot Svefaktura 1.0.  

SLU:s Peppol-ID är 0007:2021002817.

Skicka e-faktura via andra kanaler än PEPPOL

För leverantörer som kan skicka e-fakturor i formatet Svefaktura 1.0

Leverantörer som kan skicka e-fakturor i formatet Svefaktura 1.0 men inte är registrerade i PEPPOL kan skicka e-faktura till oss via två andra kanaler:

• Standardkanalen – om företaget/affärssystemet är anslutet till en operatör som har samtrafiksavtal med Visma Proceedo.
• Protokoll – SFTI Transportprofil BAS- om företaget/affärssystemet/VAN-operatören kan skicka fakturor till en EBMS-länk.
  
  

Fråga systemleverantören av affärs-/ekonomisystemet om du vill veta om systemet kan skicka denna typ av fakturor eller inte.

Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information.

Leverantörsportalen Proceedo Supplier Center

Leverantörer som saknar e-fakturalösning, eller av någon annan anledning inte kan använda någon av kanalerna ovan, kan använda Visma Proceedos leverantörsportal Proceedo Supplier Center. Här registrerar man fakturorna manuellt varpå de skickas vidare som e-faktura till oss.

Kontakta proceedosupport@slu.se för att börja använda portalen.

Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information.

Kontakta ekonomisystem@slu.se vid eventuella frågor om att skicka e-faktura till SLU. 

Elektronisk identifieringskod

Om fakturan inte skapas i leverantörsportalen måste en särskild identifieringskod anges för att e-fakturan ska nå fram till oss. Koden har flera olika benämningar och kan till exempel kallas e-adress, EDI-adress, parts-id eller GLN-kod.

SLU har flera identifieringskoder (endast en av dem ska anges i fakturan):

• 2021002817. Detta är SLU:s organisationsnummer och vi kan alltid ta emot fakturor med denna kod. Fakturor via PEPPOL måste dock även ha prefixet 0007:, vilket då blir 0007:2021002817.
• SE202100281701. Koden är densamma som SLU:s momsregistreringsnummer. Denna kan inte anges om fakturor ska gå via PEPPOL.
• 7340102300008. Denna kod är SLU:s GLN-nummer. Vissa ekonomi-/affärssystem kräver en GLN-kod för att kunna skicka e-faktura och i dessa fall är det denna kod som ska anges. Koden kan inte anges om fakturan ska gå via PEPPOL.

Fakturaadress och referenser

Även om fakturan skickas elektroniskt ska följande adress anges på fakturan:

SLU Fakturamottagning
Box 7090
750 07 Uppsala

Det är viktigt att enbart fakturaadressen står i adressfältet, fakturareferensen ska anges i ett särskilt fält (se avsnittet om fakturareferens).

Om namnet på beställaren trots detta anges i fakturaadressen får namnet aldrig stå först i fakturaadressen! Då kan fakturan betraktas vara utställd till beställaren och inte till SLU och beställaren riskerar att bli personligt betalningsansvarig.

Fakturareferens

• Om det finns ett ordernummer (om beställningen har utförts i SLU:s beställnings- och fakturahanteringssystem Proceedo) ska denna anges i särskilt fält för ordernummer på fakturan. Om fältet saknas ska ordernumret istället anges i fältet för kundens (SLU:s) referens.
  
  
• Beställarens köparreferens ska anges på fakturan i avsett fält för kundens (SLU:s) referens. SLU:s referenskoder består av tre siffror+tre bokstäver, t.ex. 123ABC. Om fältet är upptaget av SLU:s ordernummer (se ovan) ska köparreferensen anges i annat referensfält i fakturan.
  
  
• Enbart koderna ska anges i referens-/ordernummerfälten på fakturan och ingen annan text. Det får alltså bara stå t.ex. "123ABC" och inte "Ref: 123ABC".

Fakturor i andra format än e-faktura

Den 1 april 2019 blev det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura, vilket innebär att leverantörer fr.o.m. detta datum ska fakturera SLU:s inköp med e-faktura.

Fakturering av annat än inköp omfattas inte av lagen och dessa fakturor kan därmed även fortsättningsvis skickas som pappers- eller pdf-fakturor. SLU ser dock helst att vi får e-faktura oavsett anledningen till fakturan.

Lagen gäller inte retroaktivt vilket innebär att leverantörer som teckade ett avtal med SLU innan 1 april även fortsättningsvis kan skicka pappersfakturor eller pdf-fakturor vid inköp som avser det aktuella avtalet. Andra inköp ska faktureras elektroniskt. 

Pappersfakturor skickas till ovan angivna fakturaadress och pdf-fakturor via e-post ska skickas till slufaktura@slu.se.