En administrativ roll är en samling likartade administrativa arbetsuppgifter som ska utföras för varje institutions/motsvarande räkning. Till varje administrativ roll finns kompetenskrav knutna.
De administrativa arbetsuppgifter som i första hand är definierade är de vars ansvar åligger institutionerna/motsvarande och som ingår i någon av de universitetsövergripande processerna (arbetsflödena), d.v.s. de arbetsflöden som innehåller aktiviteter som utförs både centralt på universitetsadministrationen och på institutionerna/motsvarande. Det är viktigt att komma ihåg att de administrativa rollerna inte är en arbetsbeskrivning utan att det finns flertalet andra administrativa arbetsuppgifter som utförs på institutionerna/motsvarande och som inte är definierade här. En administrativ roll är inte heller en befattning.
En administrativ roll kan tilldelas en eller flera personer på en institution/motsvarande eller underliggande organisatorisk enhet. Det är också möjligt att samordna rollinnehavandet så att en person innehar en specifik roll för flera institutioners/motsvarande räkning. En person kan också inneha flera administrativa roller så länge kompetenskraven är uppfyllda.
Kompetenskraven är av olika sort; formell utbildning, generella kunskaper och SLU-anpassade kunskaper. Den formella utbildningen och i många fall de generella kunskaperna ses som förkunskaper för att inneha en administrativ roll. Dessa ska uppfyllas vid tilldelning av den administrativa rollen. I vissa fall, där det framgår i kompetenskraven, kan kunskaperna som anges i kompetenskraven ersättas med motsvarande kompetens. De SLU-anpassade kunskaperna erhålls genom intern kompetensutveckling i form av internt utbildningsmaterial eller internutbildningar som erbjuds kontinuerligt.
Vid det första införandet av de administrativa rollerna på institutionerna/motsvarande kan de kompetenskrav som ses som förkunskaper för en administrativ roll ersättas med motsvarande kompetens. Däremot ska förkunskaper som finns definierade i kompetenskraven för en viss administrativ roll uppfyllas vid tilldelning av roll i framtiden, exempelvis vid nyanställning.
För ytterligare beskrivning och kompetenskrav för de enskilda rollerna, klicka på aktuell roll nedan.
Beslutsstödsrollen är ett stöd till prefekten/motsvarande i frågor som rör planering och uppföljning av verksamheten på institutionen/motsvarande. Rollen är en analytisk roll som inte enbart syftar till att ta fram underlag utan att även vara ett analytiskt stöd till prefekten/motsvarande. Rollen kräver samarbete med andra rollinnehavare som stödjer och tar fram underlag till Beslutsstödsrollen.
Diarieförings- och arkiveringsrollen ska inneha kompetens kring SLU:s interna rutiner för diarieföring och arkivering och på så sätt vara ett stöd till institutionerna/motsvarande i frågor som rör diarieföring och arkivering. Rollen hanterar diarieföring och arkivering på institutionerna/motsvarande med stöd av den centrala processen/funktionen. Rollen arbetar i det administrativa systemet Public 360 vid diarieföring. Rollen kan vara kopplad till byggnader, kluster eller campus i stället för institution/motsvarande.
Ekonomiregistreringsrollen innehåller huvudsakligen arbetsuppgifter vilka innebär arbete i något av de ekonomiadministrativa systemen UBW (Unit4 Business World) och Proceedo. Rollen hanterar löpande bokföring, fakturering, kontering av beställningar och fakturor. Delar av dessa arbetsuppgifter kan även utföras av Övergripande ekonomirollen.
Rollinnehavaren utgör stöd till den egna verksamheten vad avser inköpsinformation och samordning av inköp. Rollen innefattar bl a arbete i e-handelssystemet och förstahandssupport till de egna beställarna.
SLU har ett decentraliserat IT-ansvar, där det övergripande ansvaret ligger på institutionerna (prefekterna). I de flesta fall är detta ansvar överlåtet till IT-avdelningen, men vissa institutioner väljer att ha egna IT-samordnare. I dessa fall ska IT-samordnaren ha ansvar, befogenheter och kompetenser enligt definierad IT-samordnarroll. IT-samordnaren utses av prefekten.
Innehavare av rollen ansvarar för att IT-verksamhetens sköts i enlighet med SLU:s regler och riktlinjer samt de instruktioner som ges av IT-chefen.
Katalogrollen innehåller huvudsakligen arbetsuppgifter vilka innebär arbete i det personaladministrativa systemet Idis. Rollen underhåller medarbetar- och organisationsinformation. Delar av dessa arbetsuppgifter kan behöva utföras av Beslutsstödsrollen eller Personalrollen. Det krav som då ställs på dessa rollinnehavare är att en behörighet för det aktuella personaladministrativa systemet innehas.
Lokaladministrationsrollen, Säkerhetsrollen och Miljörollen är roller som kontinuerligt kommunicerar med den centrala processen/funktionen i respektive frågor. Rollerna ligger oftast inte på institutionsnivå/motsvarande utan kan på olika sätt vara kopplade till byggnader, kluster eller campus.
Lokaladministrationsrollen, säkerhetsrollen och miljörollen är roller som kontinuerligt kommunicerar med den centrala processen/funktionen i respektive frågor. Vid varje institution/ enhet eller annan indelning efter campus, byggnader etc ska finnas en miljösamordnare med följande arbetsuppgifter. Prefekt är miljösamordnare om inte prefekten utser någon annan för uppgiften.
Personalregistreringsrollen innehåller huvudsakligen arbetsuppgifter vilka innebär arbete i något av de personaladministrativa systemen, Primula eller Reseräkningssystemet. Rollen hanterar konteringar och ersättningar, tar ut rapporter och bevakar registrering av frånvaro, ledigheter och reseräkningar. Delar av dessa arbetsuppgifter kan behöva utföras av Beslutsstödsrollen eller Personalrollen. Det krav som då ställs på dessa rollinnehavare är att en behörighet för det aktuella personaladministrativa systemet innehas.
Personalrollen är ett stöd till institutionen/motsvarande i enklare personalfrågor (personalenheten står för det huvudsakliga stödet i kvalificerade personalfrågor). Rollen är ett stöd i delar av rekryteringsprocessen och hanterar vissa anställningsfrågor. Rollen stödjer även Beslutsstödsrollen genom att ta fram nödvändigt underlag.
Projektekonomirollen är ett stöd till forskare i frågor som rör enskilda projekt och kontrakt.
Lokaladministrationsrollen, Säkerhetsrollen och Miljörollen är roller som kontinuerligt kommunicerar med den centrala processen/funktionen i respektive frågor. Rollerna ligger oftast inte på institutionsnivå/motsvarande utan kan på olika sätt vara kopplade till byggnader, kluster eller campus.
Kunskaper i SLU:s interna regelverk kring säkerhetsfrågor
Utbildningsregistreringsroll – GU och FU innehåller huvudsakligen arbetsuppgifter vilka innebär arbete i de utbildningsadministrativa systemen Ladok, SLUKurs, Slunik, NyA eller Epsilon. Rollen sköter registreringar och tar ut rapporter för både forskarutbildning och utbildning på grund- och avancerad nivå. Delar av dessa arbetsuppgifter kan behöva utföras av andra roller. Det krav som då ställs på dessa rollinnehavare är att en behörighet för det aktuella utbildningsadministrativa systemet innehas.
Ladok
Webbpubliceringsrollen innebär att ansvara för en viss avgränsad del av SLU-webben, till exempel för en institution, avdelning eller motsvarande. I rollen ingår att stödja den egna verksamhetens kommunikation via webben.
I rollens befogenheter ingår att regelbundet redigera, skapa och ta bort sidor och filer på sin institution/motsvarande. Webbpubliceraren avgör vad som ska publiceras och har mandat att göra nödvändiga anpassningar av innehållet, för att verksamhetens målgrupper ska hitta och ta till sig den information som de efterfrågar.
Webbpubliceraren samverkar med SLU:s webbredaktion när behov uppstår.
Webbpubliceringsrollen ersätter den tidigare definierade kommunikationsrollen.
Övergripande ekonomirollen kräver ekonomikunskaper i form av en ekonomirelaterad högskoleutbildning eller likvärdig kompetens. Rollen är det huvudsakliga stödet till institutionen/motsvarande i frågor som rör ekonomiadministration. Rollen samordnar och kvalitetssäkrar ekonomiarbetet vid institutionen/motsvarande. Rollen stödjer även Beslutsstödsrollen med sin ekonomikompetens och genom att ta fram nödvändigt underlag.
maria.hart@slu.se, 018-67 20 81, 070-674 5081
Sidansvarig: plan-webb@slu.se
SLU, Sveriges lantbruksuniversitet, har verksamhet över hela Sverige. Huvudorter är Alnarp, Uppsala och Umeå. SLU är miljöcertifierat enligt ISO 14001. • Telefon: 018-67 10 00 • Org nr: 202100-2817 • Om medarbetarwebben • SLU:s fakturaadress • Om SLU:s webbplatser • Vid KRIS
