Guide för registrering och öppet tillgängliggörande i SLU:s publikationsdatabas

Biblioteket importerar kontinuerligt nytillkomna publikationer med SLU-koppling från databasen Web of Science Core Collection* till SLU:s publikationsdatabas. Som forskare behöver du därmed inte registrera dessa själv. När biblioteket importerat en publikation och validerat den i SLUpub får du däremot ett meddelande om det samt möjlighet att komplettera med programkoppling, forskningsämne och med en fulltext för publicering open access i Epsilon.

*Databaserna: Science Citation Index Expanded, Social Sciences Citation Index, Arts & Humanities Citation Index, Conference Proceedings Citation Index- Science, Conference Proceedings Citation Index- Social Science & Humanities

Publikationer som inte återfinns i Web of Science Core Collection ska du själv registrera i SLUpub.

1. Klicka på Add new uppe i högra hörnet.
2. Klicka på Publication.
3. Välj publikationstyp under Publication type.
4. Fyll i alla obligatoriska fält (asterisk) i formuläret Publication info.
5. Det är viktigt att du hänvisar till publikationen, antingen via DOI, URL eller genom att ladda upp en kopia av publikationen. Detta för att biblioteket ska kunna hitta, granska och komplettera (validera) publikationen.
6. Under Upload a file kan du ladda upp en kopia av din publikation för öppet tillgängliggörande i Epsilon om den skrivits inom ramen för din SLU-anställning. Publikationer från tidigare/andra anställningar publiceras inte i fulltext i Epsilon. 
7. Under Associated programs and other stakeholders anger du om publikationen tillhör ett forskningsprogram. Enklast är att välja program i A till Ö-listan.
8. Under Swedish standard for classification of research topics väljer du forskningsämne. Rekommendationen är att välja ett ämne, men det går att ange upp till tre om du ser dem som likvärdiga. Det är publikationen som helhet som ska klassificeras.
9. Under Creator of record syns ditt namn och du behöver inte ange ytterligare författare, biblioteket kompletterar med alla författare i rätt ordning.
10. När du fyllt i alla obligatoriska uppgifter klickar du på Save and send to library längst ner på sidan.
11. Välj For validation by library och klicka på Send.

Om du vill registrera äldre publikationer, eller sådant du publicerat vid ett annat universitet som återfinns i Web of Science Core Collection* kan du importera dessa till SLUpub. Då slipper du fylla i fält manuellt och kan importera flera publikationer samtidigt.

1. Klicka på Add new uppe i högra hörnet.
2. Klicka på Publication.
3. Välj Import from external sources istället för Create manually.
4. Välj det visitkort/affiliering som du vill knyta till publikationerna genom att klicka på plustecknet.
5. Fyll i de parametrar du vill söka på under Search for publications, om du vill spara din sökning för att kunna återupprepa den kan du välja Save under Select saved search.
6. Klicka på Search.
7. Du får nu upp en lista från Web of Science Core Collection. I träfflistan under Action to be performed ser du villkoren för varje publikation, det finns några möjliga alternativ:
   • Import and relate to you innebär att publikationen inte finns i SLUpub ännu. Markeras för Import om det är din publikation.
   • Relate innebär att publikationen redan finns i SLUpub, men att du inte har angetts som medförfattare. Markera publikationen för att i nästa steg kunna knyta den till dig om det är din publikation.
   • Already your publication innebär att publikationen redan finns i SLUpub och att du har kopplats till den som författare.
8. När du markerat en eller flera publikationer och är klar, klicka på Import.
9. Fortsätt importen genom att klicka på Import & send to library.
10. Klicka på Done. 
11. Publikationen/publikationerna skickas nu direkt till biblioteket och du får ett meddelande via e-post när de har granskats och validerats. Du har då möjlighet att komplettera publikationerna med intressent/programkoppling, forskningsämne och bifoga en fulltext för open access publicering i Epsilon. Publikationer från tidigare/andra anställningar publiceras inte i fulltext i Epsilon.

*Databaserna: Science Citation Index Expanded, Social Sciences Citation Index, Arts & Humanities Citation Index, Conference Proceedings Citation Index- Science, Conference Proceedings Citation Index- Social Science & Humanities

1. Klicka på Add new uppe i högra hörnet.
2. Klicka på Publication.
3. Välj Import from file istället för Create manually.
4. Välj det visitkort/affiliering som du vill knyta till publikationerna genom att klicka på plustecknet.
5. Klicka på mapp-symbolen under Select file.
6. Ladda upp filen du vill importera från (BibTex eller EndNote XML).
7. Klicka på Import publications.
8. Klicka på Done.
9. Under Things to do på startsidan ligger nu dina importerade publikationer under rubriken Publications to edit and send to library (publications with status Not submitted).
10. Klicka på de nyligen importerade publikationerna. Kontrollera att Output type är korrekt (ändra vid behov) och markera Content type. Bifoga ett underlag för publikationen i form av DOI, URL eller en pdf. Komplettera med forskningsämne, eventuell programkoppling samt ladda upp en kopia om du vill publicera open access i Epsilon. Publikationer från tidigare/andra anställningar publiceras inte i fulltext i Epsilon.
11. Klicka på Save & send to library.
12. Välj For validation by library och klicka på Send.

1. Publikationen skickas nu till biblioteket för granskning och komplettering (validering). Du kan inte själva komma åt publikationen längre men under Publications i vänster meny kan du se alla dina publikationer och om de har validerats.
2. När publikationen är validerad får du ett epost-meddelande om det samt möjlighet att komplettera med programkoppling, forskningsämne och med en fulltext för publicering open access i Epsilon.
3. Publikationer inom ramen för din SLU-anställning som registreras i SLUpub görs i valideringen öppet tillgängliga i Epsilon om du bifogat en fulltext och kryssat jag för OA-publicering. Om din publikation har ett embargo från förlaget kan du ändå lägga in den direkt. Bibliotekets granskare ställer in korrekt datum och texten blir inte tillgänglig online förrän embargotiden gått ut. 
4. Det är först när publikationerna validerats som de blir tillgängliga i Search SLUpub högst upp i SLUpub, i de dynamiska publikationslistorna på SLU-webben och ingår i underlag för intern uppföljning och medelstilldelning.

5. Publikationer som registreras i SLUpub överförs automatiskt till den nationella databasen SwePub, som innehåller vetenskaplig publicering vid svenska lärosäten. SwePub utvecklas i samarbete mellan Vetenskapsrådet och Kungliga biblioteket för att ligga till grund för nationell information om och analys av forskning. 

1. Gå till My settings som ligger i menyn under ditt namn uppe i högra hörnet.
2. Klicka på New delegation under User delegation.
3. Sök på den person (efternamn) som du vill delegera dina användarrättigheter till.
4. Klicka på plustecknet framför personens namn.
5. Klicka på Delegate.
6. Nu kan både du och din kollega komma åt din användare och registrera publikationer.
7. Din kollega hittar din användare under Switch Role som också ligger i menyn under ditt namn uppe i högra hörnet.

1. Gå till My settings som ligger i menyn under ditt namn uppe i högra hörnet.
2. Gå till ORCID Settings och klicka på Connect to your ORCID account.
3. Här kan du välja att antingen koppla ett redan existerande ORCID till SLUpub eller att skapa ett nytt ORCID för att sedan koppla det till SLUpub.
4. När du kopplat ditt ORCID till SLUpub kommer din publikationslista hos ORCID automatiskt att uppdateras när dina publikationer granskats och kompletterats (validerats) i SLUpub.

• Publikationen ska vara publicerad med en tydlig utgivare (förlag, organisation, universitet eller konferensansvarig).
  • SLU-utgivna avhandlingar, rapporter och faktablad blir publicerade i samband med registrering och OA-publicering i SLUpub/Epsilon.
• Publikationen ska kunna identifieras med ett underlag i någon form (DOI, länk eller bifogat underlag).
• Publikationen ska kunna knytas till SLU på något av följande sätt:
  • Minst en av författarna var anställd vid SLU när publikationen skrevs.
  • Författaren är nuvarande anställd vid SLU och registrerar sina egna tidigare publikationer som skrivits vid andra lärosäten. Publikationer från tidigare anställningar publiceras inte i fulltext i Epsilon.
  • Publikationen ingår i en SLU-serie.
• SLU-författarens namn ska framgå i publikationen (alt. tydligt ingå i ett gruppförfattarskap).
• Affilieringen i publikationen ska återspegla forskarens anställning när publikationen skrevs. Läs här för exempel på hur universitetets namn ska anges.
• Publikationens innehåll ska vara vetenskapligt enligt innehållstyperna som används i SLUpub:

• Refereegranskat: Avser att publikationen genomgått granskning av oberoende referenter vars samlade bedömning avgör om publikationen uppfyller tillräckliga krav på vetenskaplig kvalitet för att accepteras för publicering. Gäller oftast artiklar men även andra publikationstyper kan vara refereegranskade.
• Övrigt vetenskapligt: Avser att publikationens innehåll är av vetenskaplig karaktär och riktar sig mot vetenskapssamhället men inte genomgått refereegranskning.
• Populärvetenskapligt: Avser att publikationens innehåll är av populärvetenskaplig karaktär och riktar sig mot allmänheten. Även debattinlägg räknas hit.

Exempel på sådant som inte ska registreras i SLU:s publikationsdatabas

• Rapporter av karaktären projektrapporter som beskriver själva projektet och dess delresultat, årsrapporter, reseberättelser, mötesrapporter.
• Översättningar eller publikationer baserat på intervjuer. Det räcker inte att vara intervjuad eller att vara översättare, du måste stå som författare till publikationen.
• Kompendier som produceras för undervisning internt inom SLU.
• Pre-prints och versioner av en publikation som är tänkt att publiceras i en publiceringskälla och har fått en tillfällig preliminär version. Artikeln ska registreras först när den har fått nödvändig bibliografisk data såsom volym och publiceringsår.
• Material som saknar tydlig utgivare. Undantag görs för konferensbidrag som offentliggjorts på konferensorganisatörens webbplats.
• Publikationer där SLU-författarens namn inte framgår i publikationen, eller tydligt kan knytas till ett gruppförfattarskap.

Prioritering

Biblioteket granskar och kompletterar (validerar) alla publikationsposter som registreras i SLUpub. Eftersom antalet registrerade publikationer och behoven av underlag för analyser varierar över året görs det ibland prioriteringar när det gäller vilken typ av publikationer som biblioteket i första hand validerar. Den generella prioriteringen är:

1. Publikationer som ingår in den årliga medelsfördelningen, dvs SLU-affilierade publikationer av publikationstyperna artiklar och översiktsartiklar (refereegranskat), böcker och bokkapitel (refereegranskat + övrigt vetenskapligt).
2. SLU-utgivna rapporter och faktablad.
3. SLU-affilierade publikationer med publikationsår 2008 och senare.
4. Övriga publikationer.

Definition av publikationstyper

Publikationer i vetenskaplig tidskrift / Journal publications

• Forskningsartikel / Research article: Artikel som på vetenskapligt sätt rapporterar resultat eller insikter från författarnas forskning.
• Översiktsartikel / Review article: Artikel som sammanfattar eller diskuterar tidigare publicerad forskning inom ett område.
• Editorial / Editorial: Inledande presentationstext i tidskrift eller proceeding, skriven av någon som representerar tidskriften eller av inbjuden gästskribent.
• Brev / Letter: Kortare text från en eller flera författare ställd till utgivaren av publikationen, som kommenterar en tidigare utgiven artikel eller innehåller kortare notiser om nya forskningsrön.
• Data paper / Data paper: Publikation som anmäler och beskriver ett dataset eller samling av datset, med syftet att publicera information om datat, snarare än att analysera och tolka data.
• Annat bidrag i vetenskaplig tidskrift / Other publication in scientific journal: Publikation i vetenskaplig tidskrift som ej passar in i någon av ovanstående kategorier.

Konferenspublikationer / Conference publications

• Konferensartikel / Conference paper: Vetenskaplig text publicerad i samband med konferens eller symposium, eller i proceeding från desamma.
• Proceedings (redaktörskap) / Proceedings (editor): Redaktörskap för konferenspublikation.
• Konferensabstrakt / Conference abstract: Kort sammanfattning av innehållet i en poster eller muntlig presentation vid konferensen, skriven i förväg.
• Konferensposter / Conference poster: Poster presenterad på konferens eller symposium. OBS postern måste finnas tillgänglig för att kunna registreras.
• Annat konferensbidrag / Other conference contribution: Konferensbidrag som inte matchar någon av de ovannämnda konferensrelaterade publikationstyperna.

Böcker och bokkapitel / Books- and book chapters

• Bok / Book: Avser monografisk publikation bestående av en eller flera delar avsedd att utgöra en avslutad helhet, där författarskapet beskrivs.
• Bok (redaktörskap) / Book (editor): Avser publikation där ett antal var för sig fristående verk utgivits tillsammans. Endast redaktören ska redovisas under denna kategori.
• Bokkapitel / Book chapter: Del i antologi eller bokkapitel där författarskap angivits för det enskilda kapitlet.

Avhandlingar / Thesis

• Doktorsavhandling / Doctoral thesis: Godkänd doktorsavhandling.
• Licentiatavhandling / Licentiate thesis: Godkänd licentiatuppsats.

Andra publikationer / Other publications

• Tidningsartikel / Magazine article: Artikel skriven för praktiker och/eller allmänheten.
• Artikel i dags-/nyhetstidning / Newspaper article: Artikel i nyhetstidning.
• Rapport / Report: Rapport från projekt, utredning eller bevakning, publicerad i rapportserie eller med angiven utgivare.
• Kapitel i rapport / Report chapter: Del av rapport där författarskap angivits för det enskilda kapitlet.
• Faktablad / Factsheet: Kort presentation av fakta eller resultat, ofta en fristående publikation, normalt ej granskad av externa sakkunniga.
• Övrig publikation / Other publication: Publikationer där ingen av övriga publikationstyper är tillämplig.

Definition av innehållstyper

• Refereegranskat: Avser att publikationen genomgått granskning av oberoende referenter vars samlade bedömning avgör om publikationen uppfyller tillräckliga krav på vetenskaplig kvalitet för att accepteras för publicering. Gäller oftast artiklar men även andra publikationstyper kan vara refereegranskade.
• Övrigt vetenskapligt: Avser att publikationens innehåll är av vetenskaplig karaktär och riktar sig mot vetenskapssamhället men ej genomgått refereegranskning.
• Populärvetenskapligt: Avser att publikationens innehåll är av populärvetenskaplig karaktär och riktar sig mot allmänheten. Även debattinlägg räknas hit.