Publicera studentarbete (administratörer)

Senast ändrad: 07 september 2018
Studenter arbetar i ett laboratorium

Studentarbeten publiceras i SLU:s öppna arkiv Epsilon av institutionens administratör. Studenten ansvarar för formatering av rapporten och kursledaren ansvarar för att administratören får den godkända versionen av arbetet.

Här finns en guide för administratörer som publicerar studentarbeten i SLU:s öppna arkiv Epsilon. 

1. Registrera dig och logga in i arkivet för studentarbeten (endast administratörer gör detta)

  • Klicka på länken Skapa konto. Skriv in din SLU-epost adress samt välj ett personligt användarnamn och lösenord. Använd inte bokstäverna å, ä, ö. 
  • Till din e-post adress skickas ett mejl med en länk. (ibland kan dessa mejl sorteras som skräppost.) 
  • Klicka på länken i mejlet för att gå vidare och aktivera ditt lösenord. Du blir då också inloggad i arkivet för första gången.

2. Välj godkänd fil

  • Viktigt att du har den sista och godkända versionen av arbetet.

3. Mata in studentarbetet i Epsilon

  • Logga in i Epsilons arkiv för studentarbeten
  • För att starta en ny inmatning, klicka på Publicera nytt dokument. Om du har många arbeten av samma typ kan det vara en bra idé att skapa en mall som du kan använda för att spara tid. Kontakta SLU-biblioteket för hjälp med att skapa mallar i Epsilon.
  • Ange vilken nivå arbetet är skrivet på. För att gå vidare klickar du på Nästa sida.
  • Klicka på Välj fil/Browse för att söka fram rätt fil. Observera att det arbete du laddar upp måste vara i en enda sammanhängande fil i pdf-format och måste vara den slutgiltiga versionen av studentens godkända arbete. Filnamnet ska ha formen efternamn_förnamninitial_datum och åäö ska inte finnas med. Exempel: hallberg_a_140114.pdf för Åsa Hällbergs studentarbete som deponeras i Epsilon den 14 januari 2014.
  • Uppladdningen sker automatiskt i de flesta webbläsare. Vänta tills uppladdningen är klar och klicka därefter på Nästa sida.
  • Kontrollera att det står pdf vid Filformat. Ändra om det behövs. Du har också möjlighet att lägga till information om filen, t.ex. eventuell embargotid. Klicka i så fall på Visa val och lägg till informationen. Klicka sedan på Nästa sida.
  • Nästa sida har ett antal fält för information om arbetet. Fälten med stjärna är obligatoriska. Det finns hjälptexter vid varje fält för mer information och exempel. När du är klar klickar du på Nästa sida.
  • Ämne. Välj minst en ämneskategori som beskriver dokumentets innehåll. Du hittar underkategorier genom att klicka på plustecknet till vänster om ett ämne och lägger till ämnen genom att klicka på knappen Lägg till. Klicka sedan på Nästa sida.
  • På sista sidan kan du skicka in din inmatning genom att klicka på Deponera dokument nu. Om du istället vill vänta så klickar du på Spara till senare. Vill du då ändra något så klickar du på Redigera posten, gör ändringarna och deponerar sedan dokumentet.
  • Efter inmatningen hamnar studentens arbete i SLU-bibliotekets redigeringskö och är endast åtkomligt för bibliotekets personal. Inmatningen kontrolleras och kompletteras innan den blir tillgänglig online, detta kan ta ett par arbetsdagar. Om du har frågor eller behöver korrigera något efter deponeringen, kontakta SLU-biblioteket.
  • Observera att filer som blivit tillgängliga online i Epsilon endast byts ut i undantagsfall. Se Utbildningshandboken för mer information. Errata kan publiceras om det behövs.
Fakta:

E-arkivering
Studentarbeten som publicerats i Epsilon förs automatiskt över för e-arkivering i SLU:s centrala e-arkivsystem från och med höstterminen 2018. Därmed är det inte längre nödvändigt att skriva ut dem på papper för arkivering. 

För mer information kontakta Karl Pettersson (arkivarie dokumentationsenheten) eller Renata Arovelius (chefsarkivarie dokumentationsenheten).

Ett arbete behöver förses med tidsembargo – vad gäller?

  • Upp till 12 månader: Undantagsvis kan publiceringen fördröjas i 12 månader, vilket beslutas inom respektive institution.
  • Över 12 månader: Vid särskilda skäl kan publiceringen fördröjas utöver 12 månader. I sådana fall fördröjs publiceringen successivt, 6 månader i taget, tills ändamålet som är grund till publiceringsfördröjningen är uppnått. Publiceringsfördröjning utöver 12 månader kräver särskilt beslut inom respektive fakultet. 

Lägg in arbetet som vanligt i Epsilon och ställ in datum för embargotiden. Information om arbetet blir då synlig direkt, men själva filen kan inte öppnas förrän tiden löpt ut.

Vad gäller för upphovsrätt och studentarbeten?
Det ingår i utbildningen vid SLU att publicera det avslutande självständiga arbetet i Epsilons arkiv för studentarbeten. Detta är obligatoriskt enligt ett rektorsbeslut och gäller för alla orter och alla självständiga arbeten fr.o.m. höstterminen 2008. Epsilons arkiv för studentarbeten har policies för data, innehåll och bevarande.

Sidansvarig: bib-webbredaktionen@slu.se