Fakturaadress och -hantering

Den 1 april 2019 blir lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Med elektroniska fakturor avses i denna lag fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. En PDF-faktura är inte en sådan faktura.

Hur detta påverkar leverantörer till SLU

Efter att lagen trätt i kraft ska leverantörer fakturera SLU:s inköp med elektronisk faktura. Redan nu ställer vi krav på e-faktura i våra upphandlingar!

Lagen gäller dock inte retroaktivt. Om leverantören har tecknat ett avtal med SLU innan 1 april 2019 och det där inte finns krav på e-faktura kan leverantören fortsätta att skicka fakturor på samma sätt som tidigare, vid fakturering som avser det enskilda avtalet.

Lagen omfattar enbart fakturering av köp och inte fakturering av annat. SLU vill dock ta emot e-faktura i så stor utsträckning som möjligt och ser helst att organisationer skickar e-faktura till oss oavsett vad fakturan gäller.

Skicka e-faktura till SLU

SLU vill ha e-faktura* via Peppolnätverket. SLU:s Peppol-ID är 0007:2021002817.

Leverantörer som inte har möjlighet att skicka via Peppol har möjlighet att sända Svefaktura till SLU via andra kanaler. Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information.

* E-fakturastandard PEPPOL BIS 5 A ver 2 eller Svefaktura 1.0. Från och med 1 april tar SLU även emot PEPPOL BIS Billing ver 3.

Information till leverantörer som inte skickar e-faktura idag

Om leverantören inte har ett affärssystem:

Leverantörer utan affärssystem kan använda Visma Proceedos leverantörsportal för att skicka e-faktura till oss. Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information

Om leverantören har ett affärssystem:

Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystem/ekonomisystem. Leverantören kan fråga sin systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare.

Fördelar med elektronisk faktura

Elektroniska fakturor är både billigare, snabbare och säkrare än pappers- och PDF-fakturor.

E-fakturor kräver inget porto och fakturorna kommer fram till kunden inom några minuter. Vid scanning och "tolkning" av pappers- och PDF-fakturor händer det att det scanningsbolaget anger fel värden, t.ex. fel fakturanummer, belopp eller valuta, vilket kan leda till felaktiga utbetalningar. Detta kan aldrig ske med en e-faktura eftersom kundens elektroniska fakturahanteringssystem själv läser av vad det är för värden i fakturan.

Mer information om obligatorisk e-faktura

Mer information om obligatorisk faktura till offentlig sektor finns på Myndigheten för digital förvaltnings (DIGG:s) webbsida Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor. 

Lagen i sin helhet finns att läsa här: Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling 

SLU vill ha e-faktura

SLU vill bli fakturerad med e-faktura via Peppolnätverket. SLU:s Peppol-ID är 0007:2021002817.

Läs mer om hur man skickar e-faktura till SLU nedan.

Fakturaadress

Följande adress ska anges på fakturan:

SLU Fakturamottagning
Box 7090
750 07 Uppsala

Det är viktigt att enbart fakturaadressen står i adressfältet, fakturareferensen ska anges i ett särskilt fält (se avsnittet om fakturareferens).

Om namnet på beställaren trots detta anges i fakturaadressen får namnet aldrig stå först i fakturaadressen! Då kan fakturan betraktas vara utställd till beställaren och inte till SLU och beställaren riskerar att bli personligt betalningsansvarig.

Fakturareferens

• Om det finns ett ordernummer (om beställningen har utförts i SLU:s beställnings- och fakturahanteringssystem Proceedo) ska denna anges i särskilt fält för ordernummer på fakturan. Om fältet saknas ska ordernumret istället anges i fältet för kundens (SLU:s) referens.
  
  
• Beställarens köparreferens ska anges på fakturan i avsett fält för kundens (SLU:s) referens. SLU:s referenskoder består av tre siffror+tre bokstäver, t.ex. 123ABC. Om fältet är upptaget av SLU:s ordernummer (se ovan) ska köparreferensen anges i annat referensfält i fakturan.
  
  
• Enbart koderna ska anges i referens-/ordernummerfälten på fakturan och ingen annan text. Det får alltså bara stå t.ex. "123ABC" och inte "Ref: 123ABC".

Skicka e-faktura till SLU 

SLU vill ha e-faktura* via Peppolnätverket. SLU:s Peppol-ID är 0007:2021002817.

Leverantörer som inte kan skicka via Peppol har möjlighet att använda andra kanaler för att skicka skicka e-faktura till SLU. Leverantörer utan eget affärssystem kan använda Visma Proceedos leverantörsportal för att skicka e-faktura. Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information.

* E-fakturaformat PEPPOL BIS 5 A ver 2 eller Svefaktura 1.0. Från och med 1 april 2019 tar SLU även emot fakturor i formatet PEPPOL BIS Billing 3.0.

Kontakta ekonomisystem@slu.se vid eventuella frågor. 

Fakturor i andra format

Från och med 1 april 2019 blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura, vilket innebär att leverantörer fr.o.m. detta datum ska fakturera SLU:s inköp med e-faktura.

Fram till dess kan leverantörer skicka fakturor till oss via e-post i pdf- eller tiff-format samt pappersfakturor via brev. Fakturor via e-post är att föredra framför pappersfakturor.

Via e-post i formatet pdf- eller tiff

Fakturor via e-post ska skickas till slufaktura@slu.se.

En kvittens skickas till avsändarens e-postadress när fakturan kommit till mejlinkorgen.

Krav på innehåll och hantering av information i mejlet:

• Fakturan ska bifogas mejlet och måste vara i formatet pdf eller tiff.
  
  
• En faktura = en bifogad fil.
  
  
• Ev. bilagor till fakturan måste ingå i samma fil som fakturan. Varje dokument i mejlet tolkas som 1 st faktura.
  
  
• Ev. information i själva mejlet kommer inte att läsas. Processen är helt automatiserad och ingen person bevakar inkommande mejl. Fakturafrågor och supportärenden ställs till proceedosupport@slu.se.

Pappersfakturor via brev

Pappersfakturor ska skickas till fakturaadressen (se ovan).

Fakturorna vidarebefordras därefter till en extern skanningscentral som skannar fakturorna. De skickas sedan digitalt till SLU.