Den 1 april 2019 blir lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Med elektroniska fakturor avses i denna lag fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. En PDF-faktura är inte en sådan faktura.
Hur detta påverkar leverantörer till SLU
Efter att lagen trätt i kraft ska leverantörer fakturera SLU:s inköp med elektronisk faktura. Redan nu ställer vi krav på e-faktura i våra upphandlingar!
Lagen gäller dock inte retroaktivt. Om leverantören har tecknat ett avtal med SLU innan 1 april 2019 och det där inte finns krav på e-faktura kan leverantören fortsätta att skicka fakturor på samma sätt som tidigare, vid fakturering som avser det enskilda avtalet.
Lagen omfattar enbart fakturering av köp och inte fakturering av annat. SLU vill dock ta emot e-faktura i så stor utsträckning som möjligt och ser helst att organisationer skickar e-faktura till oss oavsett vad fakturan gäller.
Skicka e-faktura till SLU
SLU vill ha e-faktura* via Peppolnätverket. SLU:s Peppol-ID är 0007:2021002817.
Leverantörer som inte har möjlighet att skicka via Peppol har möjlighet att sända Svefaktura till SLU via andra kanaler. Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information.
* E-fakturastandard PEPPOL BIS 5 A ver 2 eller Svefaktura 1.0. Från och med 1 april tar SLU även emot PEPPOL BIS Billing ver 3.
Information till leverantörer som inte skickar e-faktura idag
Om leverantören inte har ett affärssystem:
Leverantörer utan affärssystem kan använda Visma Proceedos leverantörsportal för att skicka e-faktura till oss. Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information
Om leverantören har ett affärssystem:
Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystem/ekonomisystem. Leverantören kan fråga sin systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare.
Fördelar med elektronisk faktura
Elektroniska fakturor är både billigare, snabbare och säkrare än pappers- och PDF-fakturor.
E-fakturor kräver inget porto och fakturorna kommer fram till kunden inom några minuter. Vid scanning och "tolkning" av pappers- och PDF-fakturor händer det att det scanningsbolaget anger fel värden, t.ex. fel fakturanummer, belopp eller valuta, vilket kan leda till felaktiga utbetalningar. Detta kan aldrig ske med en e-faktura eftersom kundens elektroniska fakturahanteringssystem själv läser av vad det är för värden i fakturan.
Mer information om obligatorisk e-faktura
Mer information om obligatorisk faktura till offentlig sektor finns på Myndigheten för digital förvaltnings (DIGG:s) webbsida Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor.
Lagen i sin helhet finns att läsa här: Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling