Rekrytering och antagning

Nedan presenteras rutiner för rekrytering och antagning till forskarutbildning vid SLU. För en mer utförlig beskrivning av antagningsprocessen, se SLU:s antagningsordning för utbildning på forskarnivå.

Här hittar du en pdf-version av nedanstående för utskrift.

Rutiner för antagningsärenden

1. Institutionen annonserar utbildningsplatsen i ReachMee.

2. Institutionen gör urval och bestämmer toppkandidater samt genomför intervjuer med dessa. OBS - inför intervjun ska toppkandidaten/erna uppmanas att skicka in/ta med sig vidimerade kopior av följande dokument:

• Examensbevis och betygsutdrag för kandidat samt master-nivå.
• Bevis på att den sökande uppfyller kravet på Engelska 6*
• Kopia av den sida i passet som innehåller foto samt ID-uppgifter

* För antagning efter 1 juli 2018 gäller följande för att få behörighet motsvarande engelska B/6:

• att sökande har motsvarande 60 hp från kurs/program med engelska som undervisningsspråk från lärosäte i EU/EES/Schweiz eller engelskspråkigt land.

Observera att sökande med svenska meriter och sökande med utländska meriter har olika rutiner för vidimeringen.

3. Dokument som nämns under punkt 2 skickas sedan från institutionen till Utbildningsavdelningen i pappersformat. Ange även projekt-ID i ReachMee samt namn på kontaktperson på institutionen.

Skicka dokumenten till: 

Utbildningsavdelningen
Box 7010
750 07 Uppsala

Kuvertet ska märkas ”Doktorandansökningar för granskning”. 

Efter att bedömningen är gjord skickar Utbildningsavdelningen tillbaka ansökan samt bedömning till kontaktpersonen via post. 

4. Rekommendation om antagning inklusive bilagor skickas från institutionen till respektive fakultet.

OBS: Doktoranden kan inte ansöka om upphållstillstånd förrän fakulteten tagit beslut om antagning. Det kan ta 3-4 månader att få uppehållstillstånd. Se Krav för uppehållstillstånd för studier - Migrationsverkets information

5. För att bereda ett förslag om anställning som doktorand behöver personalavdelningen följande (gäller alltså bara för doktorander som ska anställas vid SLU):

• Förslag om anställning.
• Doktorandens vidimerade kopior i original.
• Meritsammanställning av kandidater.
• Yttrande/motivering till val av kandidat.
• Konteringsuppgifter för anställningen.
  
  

 FAQ – Vanliga frågor

1. Utbildningsplatsen har inte varit utlyst - behövs ett SLU ID-nummer ändå?

Ja! Alla ansökningar behöver ett SLU ID-nummer. Om utbildningsplatsen inte har varit utlyst finns två olika sätt att skaffa ett SLU ID-nummer.

A. Blivande handledare vid NJ- och VH-fakulteten får ett SLU ID-nummer efter begäran av utbildningshandläggare vid respektive kansli.

B. Blivande handledare vid LTV- och S-fakulteten får ett SLU ID-nummer för antagning genom att kontakta Registrator i Alnarp respektive Umeå.

2. Varför behöver Utbildningsavdelningen vidimerade kopior?

Enligt SLU:s antagningsordning för utbildning på forskarnivå har Utbildningsavdelningen i uppdrag att kontrollera äktheten av examensbevis samt språkintyg.

För att göra det behöver Utbildningsavdelningen kunna intyga att inga ändringar gjorts mellan originalet och kopian på vilken bedömningen baserar sig på.

3. Accepteras digitala kopior?

Nej. En digital kopia är en kopia av en vidimerad kopia eller ett original och accepteras inte. Utbildningsavdelningen kan inte intyga äktheten av en digital kopia eftersom det är omöjligt att veta om några ändringar gjorts från originaldokumentet.

Utbildningsplatser som enligt HF 7 kap 37 § ska annonseras, annonseras under minst tre veckor på www.slu.se. Annonseringsplikten gäller oavsett finansieringskälla.

Under förutsättning att SLU försäkrat sig om att rekryteringen skett i öppen konkurrens så kan följande särskilda skäl medge undantag från annonseringsplikten på www.slu.se:

• en påbörjad utbildning till licentiatutbildning ändras till en doktorsutbildning innan licentiatexamen utfärdats
• sökande har rekryteras av en universitetspartner i ett avtalat utbildningssamarbete 
• sökande har rekryterats inom ramen för
  • ett bistånds- och kapacitetsuppbyggnadsprogram eller
  • ett av Europeiska unionen finansierat program
• sökande har erhållit ett personligt stipendium

Även särskilda förutsättningar i forskningskontrakt kan medge undantag från annonseringsplikten på www.slu.se.

Grundläggande behörighet till utbildning på forskarnivå har den som har avlagt en examen på avancerad nivå, eller fullgjort kursfordringar om minst 240 högskolepoäng, varav minst 60 högskolepoäng på avancerad nivå, eller på något annat sätt inom eller utom landet förvärvat i huvudsak motsvarande kunskaper.

Gymnasiebetyg vad gäller kunskaper i Engelska som motsvarar En B/6 är ett grundläggande krav. För sökande som inte har betyg från svenskt gymnasium krävs intyg från internationellt godkänt språktest (exempelvis TOEFL, IELTS eller Cambridge ESOL) i enlighet med krav på www.universityadmissions.se. För undantag för kravet på språktest, se www.universityadmissions.se.

För antagning efter 1 juli 2018 gäller följande för att få behörighet motsvarande engelska B/6:

• att sökande har motsvarande 60 hp från kurs/program med engelska som undervisningsspråk från lärosäte i EU/EES/Schweiz eller engelskspråkigt land.

För att fakultetsnämnden ska kunna medge undantag från kravet på grundläggande behörighet ska den sökande uppvisa examen på kandidatnivå samt en skriftlig redovisning av ett självständigt arbete vars omfattning motsvarar minst 15 högskolepoäng, och vars innehåll motsvarar kunskaper och färdigheter i ett examensarbete på avancerad nivå, eller ett relevant självständigt arbete av motsvarande svårighetsgrad och omfattning. Arbetet bör vara skrivet på engelska eller svenska.

Fakultetsnämnden fastställer de särskilda behörighetsvillkor som gäller för respektive forskarutbildningsämne. Dessa villkor ska anges i den allmänna studieplanen för forskarutbildningsämnet.

Om särskild behörighet i form av särskild yrkeserfarenhet eller nödvändiga språkkunskaper eller andra villkor anges i den allmänna studieplanen, så ska även anges vilka kriterier som ska tillämpas vid bedömning.

Vägledning till prefekter om hur man undviker att skapa skuggdoktorander

1. Den som vid ansökan till antagning till forskarutbildningen redan har en SLU-anställning, kan i samråd med prefekten inom ramen för den anställningen och på initiativ av huvudhandledaren, delta i diskussioner om forskningsprojektet som avhandlingsarbetet ska ingå i.

2. Sökande, som inte har en SLU-anställning enligt punkt 1 ovan, kan inte anställas med huvudsakligt syfte att förbereda forskarutbildningen, före fakultetsnämnden har beslutat om antagning.

3. Huvudhandledaren ansvarar för att sammanställa den preliminära ISP som ska bifogas ansökan från prefekt till fakultetsnämnd om antagning av huvudkandidaten. En preliminär ISP:s viktigaste syfte är att visa att forskningsprojektet som ska utgöra grunden för det planerade avhandlingsarbetet är rimligt avgränsat och definierat. Övriga delar av utbildningsplanering kan vara översiktliga för att slutföras efter antagningen tillsammans med doktoranden.

 Doktorandanställning är den normala försörjningsformen för doktorander vid SLU.  Studiefinansiering via utbildningsbidrag eller privat förmögenhet är inte tillåten
 
Utöver doktorandanställning är följande former av studiefinansiering tillåtna:

a) Annan form av SLU anställning: accepteras endast om ett kontrakt upprättas mellan doktorand och prefekt. Kontraktet ska reglera så att tid för forskarutbildningen avsätts inom anställningen så att studierna kan slutföras inom planerad tid (HF 7 kap 36 §). 

b) Anställning hos annan arbetsgivare (företag, högskola eller annan myndighet). Om ett kontrakt upprättas mellan arbetsgivaren och prefekt kan doktorander med denna finansieringsform antas. Kontraktet ska reglera att tid för forskarutbildningen avsätts inom anställningen så att studierna kan slutföras inom planerad tid (HF 7 kap 36 §). Doktorander från internationella universitet som deltar i forskningsprojekt finansierade av SIDA ska vara anställda vid sina hemmauniversitet. Kontrakt mellan SIDA, SLU och de utländska universiteten ska reglera finansiering av doktorandernas försörjning och andra kostnader. 
 
c) Stipendier

SLU accepterar stipendieförsörjning fram till dess att det enligt den individuella studieplanen återstår en utbildningstid som motsvarar tre års utbildning på heltid till doktorsexamen endast om:

• SLU har insyn i stipendievillkoren och hur stipendiet betalas ut. 
• den är förbehållslös vad avser doktorandens studieprestationer. Villkor som anger att stipendiet kan komma att dras in i förtid om doktoranden blir fråntagen handledarresurserna enligt HF 6 kap 30 § kan godtas.
• ett eller flera stipendier tillsammans leder till minst en nettoförsörjning som motsvarar SLU:s doktorandstege efter avdrag för preliminär skatt när doktoranden vistas i Sverige.
• den inte härrör från statsbudgeten (se regleringsbrev), d.v.s. anslag för forskning och utbildning på forskarnivå eller andra statliga medel som fördelas via en statlig myndighet.
• överenskommelsen mellan finansiär och stipendiat inte medför något som:
  • begränsar stipendiatens möjlighet att genomföra utbildningen enligt svensk lag och praxis. 
  • försämrar studievillkoren för doktoranden i jämförelse med de villkor som gäller för övriga doktorander vid lärosätet. 
  • inkräktar på lärosätenas rätt att bestämma hur utbildningen bedrivs eller examineras.
  • kräver att lärosätet eller handledaren ska rapportera till finansiären om planering, innehåll och genomförande av den enskilde doktorandens utbildning. 
  • kräver arbetsprestationer vare sig före, under eller efter forskarstudier.

Utredning och planering av utbildningssamarbete som ska leda gemensam examen är komplext och tar lång tid.

Åtminstone den högst rankade av de sökande ska intervjuas enligt därför avsedda anvisningar.

Intervjun ska göras vid ett möte där den sökande, blivande huvudhandledare och företrädesvis någon av institutionens doktorander deltar. Att låta en doktorand delta i rekryteringsprocessen rekommenderas, men är inte obligatoriskt. Doktorandrepresentanten ska besvara frågor från den sökande som gäller forskarutbildning i Sverige, på SLU och vid institutionen, men han eller hon förväntas inte delta i anställningsbeslutet. Om ingen doktorandrepresentant är närvarande vid intervjun, så bör huvudhandledaren förse den sökande med kontaktuppgifter till en av de aktiva doktoranderna vid institutionen för att besvara den sökandes frågor.

Den sökande och den blivande huvudhandledaren bör mötas personligen, men doktorander kan delta via video eller telefon om intervjun inte görs på SLU. Den sökande och den blivande handledaren kan i undantagsfall genomföra intervjun via video-länk. Prefekt medger undantag till kravet på ett personligt möte.

Tidpunkt för intervjun bestäms tillsammans med den sökande. Den sökande ska få en skriftlig inbjudan till intervjun. I inbjudan presenteras det generella syftet med intervjun, dess omfattning, form, tid, plats och deltagare. Dessutom beskrivs hur resultatet av intervjun ska dokumenteras och användas och antagningsprocessens avslutande steg. Det är även möjligt att be den sökande att förbereda en kortare presentation på högst 10 minuter.

Eventuella kostnader för den sökandes resor och logi som orsakas av intervjun ska betalas av institutionen.

En skriftlig sammanfattning av intervjun som kommenterar den sökandes språkkompetens, samarbetspotential och utbildningspotential undertecknas av den blivande huvudhandledare. Sammanfattningen används som underlag till den motivering för valet av den som föreslås för antagning som ska bifogas till ansökan till fakultetsnämnden.

Intervjuns genomförande

Minst två timmar ska reserveras för intervjun. Intervjun ska innehålla

• Presentation av deltagarna
• en kort presentation av SLU, institutionen, forskargruppen, utbildningen och den planerade försörjningsformen
• frågor från den sökande
• frågor från huvudhandledare m.fl. som utifrån den sökandes mastersarbete, eller motsvarande, tidigare utbildning, det kommande avhandlingsarbetes övergripande frågeställningar etc. leder till en diskussion som kan informera om den sökandes utbildningspotential, egna idéer och intressen. Diskussionen syftar också till att försäkra sig om att det är den sökande som är författare till det skriftliga underlag, vanligen mastersarbetet, som den skickat in som bilaga till ansökan

Om den sökande ska försörjas av ett personligt stipendium så ska en kopia av det ”Letter of acknowledgement” som skickats till den sökande bifogas till ansökan om antagning från prefekt till fakultetsnämnden ska innehålla  Endast ”Letter of acknowledgement” utformad enligt nedanstående mall är godkända.

To whom it may concern

Letter of acknowledgement

I have received your request and understand that you are interested in the PhD education at SLU.

This letter acknowledges that you are an interesting applicant for PhD studies. Consequently, you are welcome to provide us with information according to the list below so we can proceed with the evaluation.

Please observe that this letter is no guarantee, that you will be admitted to the PhD education at SLU.  If the evaluation of your credentials gets a favorable result, the last step in the evaluation includes a face to face interview that normally takes places at SLU. If an interview shall take place you will get a formal invitation and the travel expenses etc. are provided by the department. If the applicant and the department still are interested in starting the education after the interview, the application must be accepted by the  faculty board. For additional information about the admission procedure and required level of net financial support, please see the Admission regulations at www.slu.se.

…………………………………………………………

Xx Head of department xx at SLU

Please mark below if the requested information is attached:

1. Curriculum vitae with confirmed copies of examination certificates, course certificates etc.
2. One copy of the dissertation for master or undergraduate degree, or an equivalent independently produced product
3. Certified knowledge of the English language equivalent to the English course B in the Swedish education system or international tests as e.g. TOEFL, IELTS eller Cambridge ESOL. See required results on: www.universityadmissions.se
4. Confirmed copy of passport
5. List with personal references with contact information
6. Draft of the contract regulating your stipend that you and the donator will sign

Introduktion av nyantagna doktorander (rekommendationer till institutionerna)