Fakturaadress och -hantering

Lagkrav på obligatorisk e-faktura till offentlig sektor

Den 1 april 2019 blir lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Med elektroniska fakturor avses i denna lag fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. En PDF-faktura är inte en sådan faktura.

Efter att lagen trätt i kraft kommer SLU inte att ta emot andra typer av leverantörsfakturor än e-faktura. Redan nu ställer vi krav på e-faktura i våra upphandlingar!

Längre ner på sidan finns information om hur man gör för att skicka e-faktura till SLU.

Mer information om obligatorisk faktura till offentlig sektor finns på Myndigheten för digital förvaltnings (DIGG:s) webbsida Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor. 

Lagen finns att läsa här: Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling 

Fakturaadress

SLU:s fakturaadress är:

SLU Fakturamottagning
Box 7090
750 07 Uppsala

Denna ska alltid anges på fakturan.

Det är viktigt att enbart fakturaadressen står i adressfältet, fakturareferensen ska anges i ett särskilt fält (se avsnittet om fakturareferens).

Om namnet på beställaren trots detta anges i fakturaadressen får namnet aldrig stå först i fakturaadressen! Då kan fakturan betraktas vara utställd till beställaren och inte till SLU och beställaren riskerar att bli personligt betalningsansvarig.

Fakturareferens

• Om det finns ett ordernummer (om beställningen har utförts i SLU:s beställnings- och fakturahanteringssystem Proceedo) ska denna anges som referens.
  
  
• Om ordernummer saknas ska beställarens fakturareferens anges på fakturan som "Er referens" (SLU:s referens). SLU:s referenskoder består av tre siffror+tre bokstäver, t.ex. 123ABC.
  
  
• Bara koden ska anges på fakturan och inget annat. Det får alltså bara stå t.ex. "123ABC" och inte "Ref: 123ABC".
  
  
• Leverantören måste ange referensen i ett särskilt fält i sitt fakturasystem. Det finns alltid ett fält i fakturasystemen som är avsedd för kundens referens och det är viktigt att referensen anges där. På så sätt hamnar den på rätt plats i fakturan och vårt fakturasystem (Proceedo) hittar referensen automatiskt.

Typer av fakturor som SLU kan ta emot

SLU kan ta emot fakturor på tre sätt. Från och med 1 april 2019 blir det dock obligatoriskt att skicka e-faktura och SLU accepterar då enbart alternativ 1. Redan nu är det krav på e-faktura i våra upphandlingar.

1. elektroniskt i formatet PEPPOL BIS 5 A ver 2 (Svefaktura BIS 5A 2.0) eller Svefaktura 1.0
2. via e-post i formatet pdf eller tiff
3. pappersfakturor via brev

Elektroniskt som PEPPOL BIS 5 A ver 2 (Svefaktura BIS 5A 2.0) eller Svefaktura 1.0

SLU kan ta emot e-fakturor i formatet PEPPOL BIS 5 A ver 2 (Svefaktura BIS 5A 2.0) eller Svefaktura 1.0. Från och med 1 april 2019 kommer vi även att kunna ta emot PEPPOL BIS Billing 3.0.

Leverantörer kan skicka elektroniska fakturor till SLU på fyra olika sätt. Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information.

Kontakta ekonomisystem@slu.se vid eventuella frågor. 

Via e-post i formatet pdf eller tiff

OBS! Från och med 1 april 2019 blir det obligatoriskt att skicka e-faktura och SLU accepterar då enbart e-faktura.

Fakturor via e-post ska skickas till slufaktura@slu.se.

En kvittens skickas till avsändarens e-postadress när fakturan kommit till mejlinkorgen.

Krav på innehåll och hantering av information i mejlet:

• Fakturan ska bifogas mejlet och måste vara i formatet pdf eller tiff.
  
  
• En faktura = en bifogad fil.
  
  
• Ev. bilagor till fakturan måste ingå i samma fil som fakturan. Varje dokument i mejlet tolkas som 1 st faktura.
  
  
• Ev. information i själva mejlet kommer inte att läsas. Processen är helt automatiserad och ingen person bevakar inkommande mejl. Fakturafrågor och supportärenden ställs till proceedosupport@slu.se.

Utbetalningsblanketter via Proceedo

Dessa blanketter får endast användas internt inom SLU!

Samtliga "utbetalningsblanketter via Proceedo" (se Blanketter) inklusive bilagor kan också mejlas till slufaktura@slu.se. Tänk på att blanketten och ev. bilagor måste skickas tillsammans som en fil.

Pappersfakturor via brev

OBS! Från och med 1 april 2019 blir det obligatoriskt att skicka e-faktura och SLU accepterar då enbart e-faktura.

Pappersfakturor ska skickas till fakturaadressen (se ovan).

Fakturorna vidarebefordras därefter till en extern skanningscentral som skannar fakturorna. De skickas sedan digitalt till SLU.