Fakturaadress och -hantering

Fakturaadress

SLU:s fakturaadress är:

SLU Fakturamottagning
Box 7090
750 07 Uppsala

Denna ska alltid anges på fakturan.

Det är viktigt att enbart fakturaadressen står i adressfältet, fakturareferensen ska anges i ett särskilt fält (se avsnittet om fakturareferens).

Om namnet på beställaren trots detta anges i fakturaadressen får namnet aldrig stå först i fakturaadressen! Då kan fakturan betraktas vara utställd till beställaren och inte till SLU och beställaren riskerar att bli personligt betalningsansvarig.

Fakturareferens

• Om det finns ett ordernummer (om beställningen har utförts i SLU:s e-beställningssystem Proceedo) ska denna anges som referens.
  
  
• Om ordernummer saknas ska beställarens fakturareferens anges på fakturan som "Er referens" (SLU:s referens). SLU:s referenskoder består av tre siffror+tre bokstäver, t.ex. 123ABC.
  
  
• Bara koden ska anges på fakturan och inget annat. Det får alltså bara stå t.ex. "123ABC" och inte "Ref: 123ABC".
  
  
• Leverantören måste ange referensen i ett särskilt fält i sitt fakturasystem. Det finns alltid ett fält i fakturasystemen som är avsedd för kundens referens och det är viktigt att referensen anges där. På så sätt hamnar den på rätt plats i fakturan och vårt fakturasystem (Palette) hittar referensen automatiskt.

Typer av fakturor som SLU kan ta emot

SLU kan ta emot fakturor på tre sätt, som ska prioriteras såhär:

1. elektroniskt i formatet Svefaktura BIS 5A 2.0 (PEPPOL) eller Svefaktura 1.0
2. via e-post i formatet pdf eller tiff
3. pappersfakturor via brev

Anledningen till denna prioritetsordning är att svefakturor är helt elektroniska och inte behöver verifieras. Detta innebär att svefakturor är den billigaste, snabbare och säkraste metoden.

Fakturor via mail är dock ett bättre alternativ än fakturor via papper.

Elektroniskt som Svefaktura BIS 5A 2.0 (PEPPOL) eller Svefaktura 1.0

Leverantörer kan skicka svefakturor till SLU på två sätt:

1. Genom manuell registrering i webbportalen www.fakturaportalen.se. SLU har avtal med leverantören av denna portal och genom att registrera fakturan där skickas den direkt till SLU.
   
   
2. I ett eget system eller en annan webbportal.
   
   

Om leverantören vill göra enligt punkt två och skicka i formatet Svefaktura 1.0 måste SLU och leverantören först sätta upp kopplingar gentemot varandra.

För att skicka Svefaktura BIS 5A 2.0 (PEPPOL) ska fakturan skickas via PEPPOL och innehålla SLU:s ID 0007:2021002817.

Kontakta ekonomisystem@slu.se vid eventuella frågor. 

Via e-post i formatet pdf eller tiff

Fakturorna ska e-postas till slufaktura@slu.se.

En kvittens skickas till avsändarens e-postadress när fakturan kommit till mejlinkorgen.

Krav på innehåll och hantering av information i mejlet:

• Fakturan ska bifogas mejlet och måste vara i formatet pdf eller tiff.
  
  
• En faktura = en bifogad fil.
  
  
• Ev. bilagor till fakturan måste ingå i samma fil som fakturan. Varje dokument i mejlet tolkas som 1 st faktura.
  
  
• Ev. information i själva mejlet kommer inte att läsas. Processen är helt automatiserad och ingen person bevakar inkommande mejl. Fakturafrågor och supportärenden ställs till palettesupport@slu.se.

Utbetalningsblanketter via Palette

Dessa blanketter får endast användas internt inom SLU!

Samtliga "utbetalningsblanketter via Palette" (se Blanketter) inklusive bilagor kan också mejlas till slufaktura@slu.se. Tänk på att blanketten och ev. bilagor måste skickas tillsammans som en fil.

Pappersfakturor via brev

Pappersfakturor ska skickas till fakturaadressen (se ovan).

Fakturorna vidarebefordras därefter till en extern skanningscentral som skannar fakturorna. De skickas sedan digitalt till SLU.