Miljöledningssystemet

För att en organisation ska uppfylla kraven enligt ISO 14001 måste de upprätta, dokumentera, införa, underhålla och ständigt förbättra sitt miljöledningssystem. I ett första skede är det viktigt att definiera roller, ansvarsområden och befogenheter i organisations­strukturen för att skapa kanaler för att säkerställa miljöledningssystemets funktion.

Syftet med miljöutredningen är att kartlägga vilka orsaker till miljöpåverkan, så kallade miljöaspekter, som finns inom institutionens verksamhet, hur stor deras påverkan är och i vilken utsträckning institutionen har möjlighet att minska sin negativa och öka sin positiva miljöpåverkan. Alla orsaker till miljöpåverkan som finns inom verksamheten listas och värderas i en miljöutredning som omfattar både direkt och indirekt miljöpåverkan. Direkt miljöpåverkan kan till exempel vara utsläpp eller resursförbrukning och indirekt påverkan till exempel ökning av kunskap hos beslutsfattare som leder till mer miljöriktiga beslut.

Syftet med att ha en miljöpolicy är att uttrycka ledningens vilja och ambition att minska verksamhetens miljöpåverkan. Utifrån miljöpolicyn fastställs miljömål. Policyn ska enligt ISO 14001 standarden exempelvis innehålla ett åtagande om ständiga förbättringar och följa tillämpliga lagar och andra krav som verksamheten berörs av. Här kan du läsa SLU:s miljöpolicy.

Syftet med att skapa miljömål är att kunna förbättra verksamheten så att dess miljöpåverkan minskar. Syftet med att upprätta handlingsplaner för miljömålen är att redovisa på ett konkret sätt hur målen ska nås och hur de ska följas upp.

Främst ligger de betydande miljöaspekterna och verksamhetens miljöpolicy till grund för miljömålen. Miljömålen omfattar i första hand de betydande miljöaspekterna som givits prioritet ett, men man kan även sätta mål för sådant som är lätt att åtgärda och saker som är symboliskt viktiga för medarbetare eller externa intressenter.

Ett antal långsiktiga, övergripande mål formuleras och inom ramen för dessa sätts detaljerade miljömål. De detaljerade miljömålen ska vara kvantifierbara och omfatta en bestämd tidsperiod. För varje detaljerat miljömål upprättas en handlingsplan där det tydligt framgår vilka aktiviteter som ska genomföras för att målet ska uppnås inom den givna tidsramen. För aktiviteterna specificeras vad som ska göras, när och av vem, samt nyckeltal och metod för uppföljning.

Syftet med att ha rutiner är att förebygga och minska miljöpåverkan genom att det bästa sättet att göra saker på är beskrivet. Syftet är också att säkerställa att lagar och andra krav ska efterlevs.

Syftet med kommunikationen är att hålla kanaler öppna för att informera personal, ledning och externa intressenter om vad som händer inom miljöarbetet och för att ta emot synpunkter. Därför är det viktigt att ha en översikt över vad som behöver kommuniceras, mellan vilka parter och hur det ska gå till.

Kommunikationen i miljöledningssystemet inkluderar all intern och extern miljökommunikation. Den interna miljökommunikationen omfattar information mellan olika nivåer och funktioner inom organisationen.

Den externa miljökommunikationen omfattar en sammanfattad information om vårt miljöledningsarbete till externa intressenter (till exempel SLUs uppdragsgivare och studenter). Externa intressenters synpunkter och frågor skall tas emot och dokumenteras. Se vidare under Ständig förbättring- avvikelser och förbättringsförslag.

Uppföljningen av miljöledningsarbetet är till för att säkerställa att miljömål, betydande miljöaspekter, efterlevnad av lagar och andra krav, utbildning och verksamhetsrutiner följs upp. Allt enligt ISO – standarden 14001:2004/14001:2015.

Uppföljningen är även till för att kontrolla att alla inkomna avvikelser och förbättringsförslag har noterats, avvikelser har åtgärdats och förbättringsförslag har behandlats.

De betydande miljöaspekterna och de detaljerade miljömålen övervakas och följs upp kontinuerligt, att man gör justeringar i mål eller åtgärder för att säkersälla att målet nås.

Ledningens genomgång

Syftet med ledningens genomgång är att ledningen ska informeras om resultat från miljöledningsarbetet, kontrollera om miljöledningsarbetet är ändamålsenligt för verksamheten, samt fatta beslut om förbättringar. Mötet protokollförs och sker på SLU cirka 2 gånger per år, samt vid särskilda behov.

Inom SLU finns i dagsläget flera miljöcertifikat, det vill säga flera miljöledningssystem, och därför också flera ledningsgrupper.

Miljörevisionen består av två typer:

• internrevision
• externrevision

Internrevision

Syftet med intern revision är att kontrollera att lagar och andra krav följs, följa upp verksamhetens mål, bedöma om miljöledningssystemet är infört, fungerar och underhålls på ett riktigt sätt, ge underlag för ständig förbättring av verksamheten samt bedöma om miljöledningssystemet lever upp till kraven i standarden ISO 14001. För att säkerställa att hela systemet revideras tas stickprov i alla delar av verksamheten.

Genomförande

Internrevision genomförs minst en gång per år. Revision genomförs genom granskning av dokument, arbetsplatsbesök och intervjuer. Internrevisorn ska ha kunskaper om miljöarbete och revisionsteknik. Internrevisionerna kan utföras av personer inom den egna verksamheten eller av en konsult. Två likartade verksamheter som båda har tillgång till personal som har genomgått utbildning i miljörevision kan utföra en revision i varandras verksamheter.

Resultaten från revisionen ska dokumenteras i en revisionsrapport. Efter revisionen åtgärdas eventuella avvikelser i verksamheten och i miljöledningssystemets dokument. Resultatet av korrigerande åtgärder följs upp vid nästkommande revisioner.

Externrevision

Vid externrevison kommer en revisor från ett oberoende certifieringsorgan som gör en granskning av miljöledningssystemet. Uppfyller verksamheten kraven enligt standarden ISO 14001 blir verksamheten certifierad. Externrevisionen läggs upp på liknande sätt som internrevisionen.

Avvikelser och förbättringsförslag är viktigt för att kartlägga sådant som inte fungerar, eller som kan förbättras inom verksamheten för att uppfylla kravet om ständig förbättring i ISO 14001.

Med avvikelser menas krav som inte är uppfyllda. Detta gäller krav på alla nivåer inom verksamheten, det vill säga i instruktioner, mål och policy. En avvikelse kan till exempel vara att en instruktion inte följs eller att man inte arbetar i linje med beslutad policy.

Avvikelser måste alltid behandlas och man ska se över rutinerna för att undvika liknande händelser i framtiden. Förbättringsförslag medför inga absoluta krav på åtgärder, men är mycket viktiga för att uppfylla kravet om ständig förbättring.