Inköp och upphandling vid SLU

Senast ändrad: 10 maj 2016 - slu.se

SLU är en statlig myndighet och därmed skyldig att följa lagen om offentlig upphandling, LOU. Inköp vid SLU ska ske samordnat utifrån nytta, kostnadstänkande, affärsmässighet och miljöhänsyn.

SLU upphandlar varor och tjänster för cirka 1,5 miljarder kronor årligen. Den centrala inköpsenheten ansvarar för att teckna ramavtal för hela SLU samt för att genomföra större upphandlingar. Vi är även rådgivande, ger information och håller utbildningar för SLUs anställda.

Exempel på inköpsområden är instrument, kemikalie- och laboratorieprodukter, maskiner, analysutrustning, förnödenheter samt tjänster av olika slag.

Upphandlingar som för närvarande annonseras av SLU

Hur blir jag leverantör till SLU?

Alla företag och organisationer är välkomna att lämna in anbud på våra annonserade upphandlingar. Vi behandlar alla på samma sätt, oavsett om anbudsgivaren har varit leverantör tidigare eller är med i en upphandling för första gången. Ett av de viktigaste syftena med offentlig upphandling är att främja konkurrens.

För att kunna bli leverantör till SLU måste du vara med och lämna anbud och bli tilldelad kontrakt i en upphandling. För att kunna vara med och lämna anbud gäller det att hålla sig uppdaterad om vilka upphandlingar som är aktuella. Våra aktuella upphandlingar som är ute på annons ser du under "Aktuella upphandlingar".

Att tänka på vid anbudsgivning

Nedan hittar du några praktiska tips som kan vara värda att tänka på vid en anbudsgivning.

  • Inköpsenheten använder elektronisk anbudsgivning via webbaserat upphandlingssystem TendSign.
  • Läs noggrant igenom förfrågningsunderlaget och eventuella bilagor.
  • Om förfrågningsunderlaget upplevs som otydligt eller om några av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrens­begränsande i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt så att miss­förstånd eller felaktigheter kan undvikas. Begäran om förtydligande/komplettering skall ställas skriftligen via http://www.tendsign.com/.
  • Anbud lämnas på det sätt som efterfrågas och på de villkor som ställs i förfrågningsunderlaget. Anbud som avviker från det efterfrågade eller innehåller reservationer mot ställda villkor kan komma att förkastas, det vill säga att de inte tas upp till prövning.
  • Kontrollera att den information som begärts verkligen finns med i anbudet.

Välkomna att lämna anbud!

Vårt e-handelssystem Proceedo

Enligt förordning från regeringen ska SLU som statlig myndighet göra beställningar elektroniskt. Detta ska leda till bättre inköp (lägre priser), enklare inköp (effektivisering av interna processer), samt bättre inköp (ökad kvalité, avtalstrohet och service).

SLU använder sig av e-handelssystemet Visma Proceedo vilket innebär att hela inköpsprocessen är elektronisk från beställning till leverans och fakturahantering. Information om avtal, leverantörer och priser finns lättillgänglig i systemet. Vid beställning skapas en inköpsorder som godkänns och konteras klart direkt. När varan/tjänsten levereras görs en leveranskvittens i systemet, och när fakturan anländer matchas den mot inköpsorder och leveranskvittens. Om allting stämmer överens går den direkt vidare till betalning.

 

Elektronisk faktura

SLU kan ta emot fakturor på tre sätt, som ska prioriteras enligt följande:

1.  Elektronisk faktura.  SLU tar emot e-fakturor i formatet SVE-faktura. Vi kan hantera en elektronisk faktura på radnivå i våra system, vilket underlättar vid bl a kvittering av delleverans.
Kontakta Ekonomisystem@slu.se  om ni vill börja skicka SVE-fakturor till SLU.

2. Fakturor via mail. Fakturor ska bifogas mail som filer i pdf-  eller tiff-format.  Fakturorna mailas till slufaktura@slu.se. En faktura = en fil, dvs ev. bilagor måste ingå i samma fil som fakturan.
När fakturan kommit till slufaktura@slu.se skickas en kvittens direkt till avsändarens e-postadress.

Processen är automatiserad vilket innebär att ingen person läser eller bevakar inkommande mail i funktionsbrevlådan slufaktura@slu.se . Vill ni ex. lägga till en fakturareferens så får ni skriva den direkt på fakturan, inte som text i mailet.

3. Pappersfaktura - Fakturorna postas till SLU Fakturamottagning, Box 7090, 750 07 Uppsala.
Fakturan kommer att skannas för att läsas in i vårt system, vilket förlänger handläggningstiden något.

Fakturafrågor och påminnelse skickas till palettesupport@slu.se

 

Leverantörsanslutningar Proceedo

Som leverantör kan man anslutas till systemet på olika sätt:

  • Katalog
    - För leverantörer med max 10 000 produkter kan en produktkatalog hanteras och importeras in i systemet via ett vanligt Excel-ark. Leverantören ges då möjligheten att lägga upp produktkataloger utan att vara elektroniskt integrerad.
    - En elektronisk katalog innehåller avtalat sortiment. Vid stort antal produkter integreras denna katalog på något av de kommunikationssätt som systemet stöder (FTP/SFTP eller http/HTTPS), i formaten EDIFACT D96, PDO_FF_V6, PDO_XML_CAT_V6, VICE XML, Svekatalog, PeppolBIS eller Peppol BAS.
  • Punch Out – En integration sker mellan leverantörens webshop och Proceedos inköpsmodul. Används i de fall produktsortimentet är mycket stort och uppdateras med korta intervaller, eller innehåller unik funktionalitet. Baseras på OCI 3.0, OCI 4.0, cXML eller STFI 6.5.3.
  • Formulär – Beställningar skapas och skickas via ett unikt formulär till leverantören, med överrenskommen information.

Ordern går sedan till leverantören antingen direkt in i leverantörens ordersystem, eller så skickas den per e-post till överenskommen adress.

När anbud lämnats via upphandlingssystemet TendSign ställs frågor beträffande den aktuella upphandlingen i TendSign.

För övriga frågor om inköp är ni välkomna att kontaka oss, se kontaktinformation nedan.

Kontaktinformation

Vid frågor angående inköp på SLU, vänligen kontakta inköpsenheten på
upphandling@slu.se

Sidansvarig: susanne.afzelius@slu.se